Van brandjes blussen tot proactief auteursmanagement

Eveline de Wijs is manager auteursrelaties (of kortweg: auteursmanager) bij ThiemeMeulenhoff. Een unieke functie. Voor zover bekend is zij de enige manager auteursrelaties in de educatieve uitgeefwereld. Reden te meer om haar te interviewen voor EduSchrift, hét online magazine voor educatieve auteurs.

Contact met educatieve uitgeverijen

In de november-editie van EduSchrift pleitte Marc ter Horst voor het uitnodigen van uitgevers op de Dag van de Educatieve Auteur, om met elkaar van gedachten te wisselen over – om maar iets te noemen – de (on)mogelijkheden van digitale leeromgevingen. Ook vanuit het bestuur van de sectie Educatieve Auteurs van de Auteursbond is contact met uitgevers en educatieve uitgeverijen zeer gewenst. We hebben soms verschillende belangen, maar júist als het gaat om auteurs en om bijvoorbeeld het opleiden van auteurs, zouden we meer kunnen en moeten samenwerken. Eveline de Wijs beaamt dit: ‘Het doet me goed om dit te horen. Jaren geleden wilde ik al graag meer contact en samenwerking, maar dat bleek ingewikkelder dan ik dacht. We hebben weliswaar een andere positie, maar we kunnen elkaar ook aanvullen. Waarom zouden we dat laten? Stel bijvoorbeeld dat er bij de Auteursbond auteurs klagen over mijn uitgeverij, ThiemeMeulenhoff. Dan zou de bond de auteurs kunnen doorverwijzen naar mij, of samen met mij een oplossing kunnen zoeken.’

Van docent naar uitgever

‘Ik ben begonnen als docent Duits, op verschillende scholen. Ik solliciteerde soms op functies voor één of twee uur. Alles accepteerde je in die tijd, met alle extra activiteiten erbij. Ik werkte op minstens drie scholen per week. Dat heb ik een paar jaar gedaan. Vervolgens kwam ik terecht bij het Centrum Vakopleiding, dat na- en bijscholing voor volwassenen verzorgt. In eerste instantie was ik vestigingsmanager, maar ik voelde me niet op mijn plek in het middenmanagement. Wat volgde was een functie als manager van de afdeling Training & Begeleiding, die ik samen met collega’s heb opgezet. Een leuke tijd! Na een andere functie bij het Sollicitatiecentrum wilde ik me graag verder ontwikkelen en ging ik op zoek naar loopbaanadvies. Als eerste opdracht moest ik naar vacatures kijken. Wat leek me leuk? Ik zag een vacature voor projectleider Duits bij Wolters-Noordhoff en solliciteerde. Na een uitgebreide procedure werd ik aangenomen. Dat was helemaal niet de bedoeling; ik was immers alleen nog maar aan het oefenen. Maar ik zette mijn eerste stappen in de uitgeverij, een hele nieuwe wereld. Al snel werd duidelijk dat mijn standplaats Groningen zou worden. Niet handig. Gelukkig veranderde dit na een paar weken al, toen er een nieuwe afdeling basisonderwijs werd opgericht in Houten. Ik solliciteerde naar de functie van uitgever taal/lezen en kwam in de leer bij Nol van ’t Riet, een zeer inspirerende man. Maandenlang mocht ik meelopen met de uitgever, waar ik ontzettend veel van geleerd heb. Vervolgens werd ik uitgever van Taal op Maat. Ik was als uitgever ‘groen’, maar mijn collega-uitgevers wisten dat niet. Ik kon en mocht veel ‘naïeve’ vragen stellen. Het vak van uitgever vond ik geweldig, maar na negen jaar wilde ik eens bij een andere sector kijken. Toen werd ik uitgever Engels, en al snel ook Duits, bij ThiemeMeulenhoff. Oorspronkelijk in Zutphen, later in Baarn en ten slotte in Amersfoort.’

Het ontstaan van een nieuwe functie: contracten, contracten, contracten

In 2013-2014 vond er bij ThiemeMeulenhoff een grote en heel ingrijpende reorganisatie plaats. Hierbij verviel de functie van uitgever. In plaats daarvan kwamen er contentontwerpers die verantwoordelijk werden voor het bedenken van concepten, contentontwikkelaars die het auteursmanagement in hun takenpakket kregen en portfoliomanagers die zich bezighielden met de markt, de omzet, de afzet en alles wat te maken heeft met de ‘business’, maar niet voor één vak. Met andere woorden: de taken van de uitgever, die verantwoordelijk was voor één vak, werden opgesplitst over meerdere functies. 

Eveline vertelt: ‘Er veranderde ontzettend veel, maar één ding was duidelijk: de auteurs kwamen een beetje in de kou te staan. Ze waren hun uitgever kwijt. Er wordt nu anders met content omgegaan, vanuit een meer generieke visie, terwijl de uitgevers voorheen heel erg voor hún klanten, én hun auteurs, gingen.’ Deze veranderingen leidden er binnen ThiemeMeulenhoff toe om een nieuwe functie in het leven te roepen: manager auteursmanagement. Eveline werd in deze functie aangenomen. 

Al snel bleek de naam ‘manager auteursrelaties’ passender. ‘Kort na de reorganisatie vond er een auteursbijeenkomst plaats. We waren 19 uitgevers kwijt. Contentontwikkelaars waren nog niet goed voorbereid op de invulling van hun nieuwe functie. Er vielen gaten en er was veel werk te doen. Auteursmanagement vind ik leuk, ik kon me er meteen van alles bij voorstellen. Maar nu ging het niet om één auteursteam, maar om álle auteurs van ThiemeMeulenhoff. Mijn eerste taak was het uitzoeken van alle contracten, om de contentontwikkelaars te ondersteunen. Voorheen was het gebruikelijk om pas halverwege een project, of achteraf, de financiële afspraken te maken. Van 19 uitgevers bestudeerde ik de stapels auteurscontracten. Dat moest heel zorgvuldig gebeuren, alles moest juridisch goed bekeken worden. Inmiddels zijn we jaren verder. Er is een basiscontract ingesteld, waarin staat beschreven wie de auteurs zijn, wat we gaan maken en wat de ‘pot’ is. Na publicatie wordt er een percentageverdeling afgesproken: wie heeft wat geschreven?’

Contactpersoon en ondersteuner voor auteurs en contentontwikkelaars

Als manager auteursrelaties heeft Eveline binnen de projecten vooral contact met de contentontwikkelaars en de contentontwerpers. De ontwerpers hebben bij het uitdenken van concepten immers te maken met conceptauteurs. Daarbij is de scheiding tussen contentontwikkelaar en contentontwerper niet altijd even scherp. Vanwege de zelfsturende teams worden de rollen verschillend ingevuld en lopen deze soms door elkaar. Eveline licht dit toe: ‘Auteurs heb je al vanaf het begin van een project nodig. Een auteur denkt al mee in het concept, als conceptauteur, leerlijnauteur, blauwdrukauteur. In het begin was ik vooral bezig met de contentontwikkelaar, maar op een gegeven moment realiseerde ik me: het begint al bij de contentontwerper, die begint al met de conceptauteurs.’

De nieuwe structuur van de uitgeverij is niet in beton gegoten. ‘We zijn ons als organisatie continu aan het doorontwikkelen,’ vertelt Eveline. ‘Er zijn inmiddels veel meer mensen die verstand hebben van de contracten. Ik ondersteun nog steeds de contentontwikkelaars, maar nu vooral op andere vlakken, zoals het geven van feedback aan auteurs. Maar ook: wat doe je als het niet goed gaat met een auteur? Hoe pak je dat op een nette manier aan? Is er een andere taak mogelijk, of een ander fonds? Voor dit soort werkzaamheden heb ik nu veel meer tijd.’ 

In de loop van de tijd heeft Eveline haar functie voor een groot deel zelf kunnen vormgeven. Zij omschrijft haar taken als volgt: ‘Ik ben contactpersoon en ondersteuner voor alles wat met auteursmanagement te maken heeft, van werving en auteurscontract via begeleiding on the job, bijscholing, communicatie, teambuilding, het up to date houden rond innovatie en learning & development tot uit-fonds en terugoverdracht.’

Drie groepen auteurs

Er werken momenteel zo’n 400 auteurs voor ThiemeMeulenhoff. Communicatie met deze auteurs is een belangrijke taak voor de manager auteursrelaties. Het eerste aanspreekpunt binnen de uitgeverij is de contentontwikkelaar. ‘Maar,’ vertelt Eveline, ‘als er vragen of issues zijn die de contentontwikkelaar zelf niet kan afhandelen, komen die bij mij terecht. Ik wil weten wat er leeft onder de 400 auteurs die voor ons werken. In het eerste jaar na de reorganisatie heb ik daarom een klankbordgroep opgericht. Hierin zitten kritische auteurs, bij wie ik veel informatie kan ophalen. Eén van de kritiekpunten luidde bijvoorbeeld: “Soms hoor je als auteur, na afronding van een project, helemaal niets meer. Aan dit soort momenten moet meer aandacht besteed worden.” Dat pakken we nu samen met de contentontwikkelaars op. Een ander punt dat in de klankbordgroep naar voren kwam, was: “De royaltybrief, daar kunnen we geen touw aan vastknopen.” Daar heb ik dus een toelichting bij geschreven. Ook verzorg ik samen met collega’s elk jaar de kerstkaart en de kerstattenties voor de auteurs en communiceer ik met de auteurs over veranderingen binnen het bedrijf. Ik probeer een steeds beter beeld te krijgen van onze auteurs, om de contentontwikkelaars te helpen met goede feedback, het vieren van successen en mijlpalen en (bij)scholing. Verder zit ik te denken aan intervisie voor eindredacteuren die daar prijs op stellen.’

ThiemeMeulenhoff is een uitgeverij met een lange historie. Er zijn dus ook honderden auteurs die eerder voor de uitgeverij werkten, maar nu niet meer. Voor die voormalige auteurs is Eveline het loket, het eerste aanspreekpunt: ‘Ik beantwoord vragen rondom royalty, herzieningen, hergebruik, plagiaat, enzovoort. Maar niet alleen auteurs komen met vragen bij mij. Ook derden stellen vragen over hergebruik, willen informatie over ‘hoe word ik educatief auteur?’ of dienen een claim in. Bij elke vraag die binnenkomt, ga ik op zoek naar antwoorden of verwijs ik door naar de juiste personen.’

Tot slot zijn er nog de potentiële auteurs die bij ThiemeMeulenhoff solliciteren. ‘Hiervoor heb ik samen met collega’s het sollicitatieproces gestroomlijnd. Als van zo’n onbekende auteur een aanmelding of vraag binnenkomt, stuurt het secretariaat die zoveel mogelijk door, en ik maak een verzamellijst. Gerichte sollicitaties naar aanleiding van een vacature gaan direct naar de betrokken contentontwikkelaar.’ 

Auteursbinding

‘Ik geloof heel erg in het opbouwen van een relatie met auteurs. Relaties op basis van redelijkheid, billijkheid en vertrouwen. Ik ben er voor de auteurs, maar waak ook over de naam van ThiemeMeulenhoff bij de auteurs. Op dat gebied is het nu duidelijk rustiger geworden, maar in de eerste tijd na de reorganisatie was het heel druk. Ik was voornamelijk brandjes aan het blussen. Voor auteurs die een tijdje niet voor ons gewerkt hebben, is de kloof heel groot. De ThiemeMeulenhoff-trein gaat als een razende. Onze uitgeverij is ontstaan uit meer uitgeverijen, elk met een eigen cultuur en geschiedenis. Dat speelt bij oudere auteurs nog steeds. Auteursbinding is en blijft dus een aandachtspunt. Mijn functie ontstond vanuit een verandering in functies binnen het bedrijf, maar werkt enorm door in de relatie met auteurs. Auteurs blijven de leveranciers van onze grondstoffen. Voorheen organiseerden we veel evenementen, zoals auteursavonden of een avond voor oud-auteurs. Allemaal in het kader van auteursbinding. Nu vinden dit soort bijeenkomsten meer plaats in kleiner verband: in de teams. Als er echt nieuwe ontwikkelingen zijn, zoals de overname door het Duitse uitgeefbedrijf Klett in 2017, is een grote auteursbijeenkomst zinvol. Dan kunnen we iedereen goed bijpraten. Maar verder organiseren de teams zelf leuke, kleinschaliger bijeenkomsten. Ik blijf dat wel promoten.’

Veranderende markt, veranderende contracten, veranderende auteurs

De onderwijsmarkt wordt diverser en flexibeler. Dit heeft gevolgen voor de royaltycontracten. Eveline zegt de laatste tijd meer met contracten bezig te zijn. ‘Vroeger werkten we met een vast royaltypercentage. Dat kreeg je als auteur, tot aan je erfgenamen aan toe. Nu ziet de wereld er totaal anders uit. We zijn continu aan het doorontwikkelen. Van gebeitelde methodes gaan we naar flexibele leereenheden. Dat heeft te maken met de vraag van de markt. Scholen willen steeds vaker een ‘bak met Engels’, niet meer ‘leerjaar 1 VMBO KGT’. Ze willen losse eenheden die flexibel ingezet kunnen worden. En daarbij willen scholen de meest actuele content. Dat vraagt van ons als uitgeverij een andere manier van werken, ook met auteurs. Omdat we continu doorontwikkelen, hebben we te maken met auteurswisselingen. De ene auteur doet alweer iets anders, de andere auteur neemt de doorontwikkeling over. Dat betekent dat we toe moeten naar een systeem waarin we met flexibele royaltypercentages kunnen werken.’

De veranderingen in de onderwijsmarkt en in uitgeefland vragen niet alleen om andere contracten, maar soms ook om andere auteurs. Eveline ziet verschillende ontwikkelingen: ‘Er zijn de laatste jaren veel meer broodschrijvers gekomen, auteurs die niet op royaltybasis werken, maar op basis van een eenmalige vergoeding. Broodschrijvers zijn vaak meer in staat om de dingen zo te doen zoals de uitgeverij ze tegenwoordig vraagt, al is dit zeker niet iets wat in het algemeen geldt. Daarnaast heeft ook de verschuiving van folio naar digitaal (multimediale platforms) ervoor gezorgd dat auteurs afhaken (ook vanwege de lagere royaltypercentages) en nieuwe auteurs zich aandienen. Je moet als auteur aan veel meer eisen en criteria voldoen. Een auteur wordt steeds meer een contentbewerker. Metadateren, leerobjecten, het wordt complexer, wiskundiger. Dat vraagt andere vaardigheden van auteurs. Soms vallen de vroegere functies van eindauteur, hoofdauteur en eindredacteur samen. Daarbij zijn contacten en relaties verzakelijk, vroeger was alles veel persoonlijker. Niet iedere auteur vindt de nieuwe situatie prettig.’

Training en bijscholing

Het opleiden van (nieuwe) auteurs hoort ook bij de taken van de manager auteursrelaties. ‘Dat is iets wat ik al veel eerder had willen doen, maar de focus lag lang op de nieuwe contracten. Inmiddels is ook met het onderdeel ‘training’ een start gemaakt: een workshop ‘educatief schrijven’ voor beginnende auteurs. Ik heb aan de contentontwikkelaars gevraagd waar het meest behoefte aan is. Dit heb ik weer voorgelegd aan de auteurs in mijn klankbordgroep. In de workshop komen vooral basisdingen aan bod: hoe zit de uitgeefketen in elkaar? Voor wie schrijf je? Wat zijn de leerdoelen en hoe vertaal je die in content? Ook de overgang van folio naar digitaal leidt tot veel vragen bij auteurs. Ik heb hier veel tijd in gestoken, zodat auteurs de context van de veranderingen beter snappen en ze beter zijn voorbereid op hun auteurswerk. Ik wil hier zeker mee verder gaan. Zo zit ik al te denken aan een workshop op het gebied van assets, dus foto’s, illustraties, video, audio, enzovoort.’ 

Trots

Eveline is enthousiast over haar functie als manager auteursrelaties: ‘Het leukst vind ik de diversiteit aan auteurs. Van kleuterjuf tot hoogleraar in de anatomie, allemaal zijn ze onze auteurs. Dat is ontzettend leuk. Conflicten zijn uiteraard niet leuk, maar het is wel een uitdaging om moeilijke situaties zodanig op te lossen, dat het niet tot een rechtszaak komt. Het voelt goed als een auteur zegt: “Er is een issue, maar ik heb er vertrouwen in dat het goedkomt.” Dat dat vertrouwen er is, maakt me trots. En waar ik ook trots op ben: ik heb deze functie helemaal zelf ontwikkeld. Er is geen opleiding voor en ik had geen voorbeeld. De taken zijn verschoven van ‘brandjes blussen’ naar ‘proactief auteursmanagement’. Dat is niet altijd makkelijk, nog steeds niet. Het gaat allemaal zo razendsnel. Ik moet steeds alert blijven, om niet weer achter de feiten aan te hollen en weer bij het branden blussen uit te komen. Ik geef dus steeds bij mijn collega’s aan dat ze me vanaf het begin moeten betrekken bij alles wat de auteurs raakt of kan raken.’

Tips voor educatief auteurs

Tot slot geeft Eveline nog enkele tips aan de lezers van EduSchrift: 

• ‘Zorg dat je live contact krijgt, vraag altijd: wanneer komen we bij elkaar? Dat is een tip voor de uitgeverij, voor het team, maar ook voor de auteur. Een goede relatie komt van twee kanten.’
• ‘Kijk en lees regelmatig mee met kopij van andere auteurs, binnen of buiten je project. Dat houdt je scherp.’
• ‘Houd liefde voor het vak. De liefde is de brandstof voor de auteur. Als je door alles wat er verandert die liefde verliest, moet je geen auteur worden.’